1. T&Y-lehti
2. Tietojärjestelmien käytettävyys ja osaaminen luovat edellytyksiä terveydenhuollon ammattilaisten työn muutoksen johtamiseen

Tietojärjestelmien käytettävyys ja osaaminen luovat edellytyksiä terveydenhuollon ammattilaisten työn muutoksen johtamiseen

Sähköiset omahoitopalvelut, tietojärjestelmät ja niihin liittyvä osaaminen ovat nousseet keskeiseen osaan terveydenhuollon henkilöstön työtä. Tietojärjestelmien huono käytettävyys aiheuttaa lisääntyvää stressiä ammattilaisille, eikä tämä negatiivinen kehitys näytä laantuvan. Lisäksi uudet omahoitopalvelut edellyttävät ammattilaisilta uudenlaista roolia ja toimintatapaa. Henkilöstöä tukemaan tarvitaan toimenpiteitä, ja osaamiseen on myös panostettava enemmän. Tässä kirjoituksessa esitetään hankkeittemme tutkimustulosten perusteella tehtyjä suosituksia ammattilaisten kuormituksen vähentämiseksi ja osaamisen varmistamiseksi.

Artikkeli perustuu tutkimuksiin, jotka on tehty Suomen Akatemian strategisen tutkimuksen neuvoston rahoittamassa hankkeessa ”Osaavan työvoiman varmistaminen sosiaali- ja terveydenhuollon murroksessa” (COPE, www.stncope.fi ), Työsuojelurahaston rahoittamassa hankkeessa ”Digityö & stressi” (www.thl.fi/digityojastressi ) sekä STM:n ja THL:n rahoittamassa hankkeessa ”Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluiden seuranta ja arviointi” ( thl.fi/stepshanke  ja thl.fi/digikyselyt).

Tietoteknisten järjestelmien ja sähköisten palveluiden käytön sujuvuus on keskeistä terveydenhuollon henkilöstön työssä. Pitkittäistutkimuksesta tiedämme, että tietojärjestelmien huono käytettävyys on aiheuttanut lisääntyvää stressiä terveydenhuollon ammattilaisille viimeisen viidentoista vuoden aikana. Muuttuvat tietojärjestelmät kuten valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden edellyttämät uudet kirjaamisrakenteet ja tiedonhaun toiminnot aiheuttavat vaatimuksia suunnitella ammattilaisen työprosesseja uudelleen.

Lisäksi asiakkaille tarjottavat säh­köi­set asiointi- ja omahoitopalvelut ovat li­sääntyneet nopeasti. Niiden avulla asiakas voi hankkia tarvitsemaansa terveystietoa, varata ajan terveydenhuollon palveluihin, tarkastella tietojaan ja olla yhteydessä terveydenhuollon ammattilaiseen (Reponen 2015). Sähköiset palvelut edellyttävät asiakkailta entistä aktiivisempaa roolia oman terveytensä ja hyvinvointinsa hoidossa, mikä muuttaa myös ammattilaisten toimenkuvaa, identiteettiä ja tehtäviä sekä luo vaatimuksia hyvälle palveluohjaukselle (Saari ym. 2018).

Toimimattomat tietojärjestelmät kuormittavat terveydenhuollon ammattilaisia

Viime aikoina yhdeksi terveydenhuollon henkilöstölle eniten stressiä aiheuttavaksi tekijäksi on noussut tietojärjestelmiin liittyvä kuormitus. Esimerkiksi lääkärien tietojärjestelmien toimimattomuuteen ja jatkuviin muutoksiin liittyvä stressi ja kuormittuneisuus vaikuttavat jatkavan kasvuaan. Lääkärien stressiä mitattiin kyselyiden avulla vuosina 2006, 2010 ja 2015, ja joka mittauskerralla lääkärit kokivat tietojärjestelmiin liittyvää stressiä yhä enemmän (Heponiemi et al. 2017). Eniten stressi lisääntyi perusterveydenhuollossa, kun taas sairaaloissa sen kasvu oli pystytty pysäyttämään vuosien 2010 ja 2015 välillä.

Kognitiivinen työkuorma, työkiire, ryhmätyöongelmat, työtyytymättömyys, johtamisvelvoitteet ja päivystyskuormitus voivat lisätä tietojärjestelmien kuormittavuutta.

Etsittäessä tietojärjestelmien kuormittavuuteen yhteydessä olevia tekijöitä havaittiin, että tietojärjestelmien kuormittavuutta voivat lisätä esimerkiksi kognitiivinen työkuorma, työkiire, ryhmätyöongelmat, työtyytymättömyys, johtamisvelvoitteet ja päivystyskuormitus (Heponiemi et al. 2018). Lisäksi havaittiin, että tietojärjestelmien käytettävyys ja oma kokeneisuus tietojärjestelmien käyttäjänä olivat suoraan yhteydessä tietojärjestelmien kuormittavuuteen ja myös lääkärin omaan hyvinvointiin (Heponiemi et al. 2018).

Samalla tavoin myös sairaanhoitajat raportoivat puutteita tietojärjestelmien käytettävyydessä (Hyppönen ym. 2018, Vehko ym. 2019). Digityö ja stressi -hankkeessamme ammattilaisten kuormittavuudessa esiin nousivat varsinkin järjestelmien heikko käytettävyys, käytössä olevien järjestelmien suuri määrä ja tiedonkulun ongelmat (Vehko ym. 2019).

Yksi tietojärjestelmien kuormittavuutta aiheuttava tekijä on työssä vastaantuleva informaatiokaaos. Beasleyn et al. (2011) mukaan informaation käsittelyn kaaosta aiheuttavat tiedon yli- tai alikuormitus, tiedon hajanaisuus ja sen ristiriitaisuus sekä virheelliset tiedot. Nämä kuormitustekijät ovat hyvin yleisiä terveydenhuollon työssä. Esimerkiksi lääkäreiden työ sisältää monimutkaisia ja vaativia toimintoja, kuten monen asian tekemistä yhtä aikaa, kliinistä päätöksentekoa, ongelmanratkaisua ja tarvetta käsitellä suurta tietomäärää, josta kuitenkin voi puuttua tärkeitä tietoja (Beasley et al. 2011). Sairaanhoitajien työssä on paljon keskeytyksiä, jotka vaikeuttavat työtä ja lisäävät hoitovirheiden riskiä (Potter et al. 2005).

Terveydenhuollon ammattilaiset kohtaavat informaatiokaaosta.

Terveydenhuollon ammattilaisten kognitiivista työmäärää voidaankin luonnehtia suureksi, kun vielä työn keskeytykset lisäävät kognitiivisen ylikuormituksen riskiä (Kirsh 2000). Kun tietojärjestelmä pirstoo informaation useille eri näkymille, lisää se vielä tiedon käsittelyn kognitiivista kuormaa, mikä on todettu useissa oppimista koskevissa tutkimuksissa (Löfström ym. 2010). Lisäksi suuri työmäärä johtaa tilanteeseen, jossa ammattilaisilla on usein vähän aikaa perehtyä uusiin tietoteknisiin ratkaisuihin tai ratkoa ongelmatilanteita, jolloin he kokevat tietojärjestelmät kuormittaviksi.

Kuormitusta ammattilaisille tuottavat myös ongelmat tiedon kulussa esimerkiksi erilaisissa potilas- ja asiakastietojärjestelmissä perus- ja erikoissairaanhoidon välillä sekä erityisesti sosiaali- ja terveystoimen välillä. Palvelujen onnistunut yhteensovittaminen edellyttää yhteensopivia potilas- ja asiakastietojärjestelmiä sekä integraatiota tukevia asiakirjarakenteita ja luokituksia (Ham et al. 2011). Tutkimuksessamme olemme kuitenkin havainneet, että paperin käyttö tiedonvaihdossa on vielä yllättävän yleistä, vaikka se onkin vähentynyt huomattavasti viime aikoina (Hyppönen et al. 2019). Lisäksi samaa asiaa joudutaan usein kirjaaminen moneen kertaan, mikä kuormittaa ammattilaisia, hidastaa työprosesseja ja altistaa virheille. Moninkertainen työ kielii huonosta tietojärjestelmäintegraatiosta, joka vähentää ammattilaisten motivaatiota hyödyntää uusia sähköisiä palveluita (Vehko ym. 2019).

Suomessa on sosiaali- ja terveydenhuollon Kanta-palveluissa ratkottu joiltakin osin organisaatioiden välisen tiedonkulun haastetta (Jormanainen 2018). Rakenteinen eli määrämuotoinen tieto tarkoittaa kirjaamistapaa, jossa merkinnät toteutetaan sovittuja rakenteita käyttäen potilas- ja asiakastietojärjestelmissä sekä valtakunnallisissa tietojärjestelmäpalveluissa. Tämä kirjaamistapa tehostaa tiedon koneellista käsittelyä ja tiedon vaihtamista eri järjestelmien välillä. Parhaimmillaan rakenteistettu tieto mahdollistaa päätöksenteon tuen (kuten hoito-ohjeiden, muistutusten ja virheilmoitusten) kehittämisen työn tueksi, ja sitä voidaan käyttää palvelujen toteutumisen arviointiin sekä lakiperusteiseen valvontaan (Hyppönen ym. 2014).

Merkintöjen toteuttaminen tietojärjestelmissä sovittuja rakenteita käyttäen mahdollistaa tiedon koneellisen käsittelyn tietojen vaihdossa eri järjestelmien välillä.

Digitaidot tukemaan henkilöstöä

Kansallisessa kyselyssä vuonna 2017 sairaanhoitajien itsearvioitu tietojärjestelmien käytön osaaminen oli kokonaisuudessaan hyvällä tasolla, mutta osaamisvajetta raportoitiin hoitotyön luokituksen ja asiakasprosessien digitaalisten työkalujen käytössä (Kinnunen et al. 2019). Kolmasosa sairaanhoitajista koki ettei ollut saanut riittävästi koulutusta. Helsingin kaupungin perusterveydenhuollossa toteutetun kyselytutkimuksen mukaan työntekijöiden digitaalinen osaaminen oli yleensä ottaen hyvällä tasolla, mutta yli puolet tarvitsisi motivointia ja ohjausta oppia lisää (Backman ja Partanen 2018). Työtiimien yhteinen ohjaus digitaalisen osaamisen varmistamiseksi koettiin tärkeäksi.

Lisäksi uudet sähköiset asiointi- ja omahoitopalvelut ja niiden onnistunut käyttöönotto edellyttävät uudenlaista osaamista ja ammattilaisten positiivista asennetta niitä kohtaan. Asiakkaan aktiivisempi rooli omahoitopalveluissa haastaa ammattilaisen perinteistä identiteettiä, mikä osaltaan vähentää omahoitopalveluiden hyväksyntää ammattilaisten keskuudessa (Kujala et al. 2018b).

Kahdessa sairaanhoitopiirissä toteutetun digiosaamiskyselyn mukaan ammattilaiset eivät ole vielä kovin aktiivisesti motivoineet ja ohjanneet asiakkaita käyttämään uusia sähköisiä palveluita (Kujala et al. 2018c). Oman arviointinsa mukaan ammattilaiset kokivat heikoimmiksi osaamisalueikseen asiakkaan ohjaamisen, sähköisen viestinnän asiakkaan kanssa, uuden palvelun käyttöönoton tukemisen ja toiminnan uudelleen suunnittelun. Monet ammattilaiset olivat myös epävarmoja, kuka vastaa mistäkin ja miten toimitaan vaikkapa kesäloman aikana. Ammattilaiset kaipasivat myös tietoa olemassa olevista sähköisistä palveluista ja niiden hyödyistä niin, että he pystyisivät kertomaan niistä asiakkailleen.

Esimiehet ja ammattilaiset tarvitsevat uusia taitoja asiakkaan ohjaamiseen sähköisten palvelujen käytössä.

Omahoitopalvelut muuttavat kokonaisten tiimien työprosesseja, rooleja ja vastuita. Esimiehillä onkin tärkeä rooli työprosessien uudelleen suunnittelussa ammattilaisten kanssa. Esimiesten omassa digiosaamiskyselyssä tuli esille, että he tarvitsevat erityisesti tukea uusien sähköisten palveluiden käyttöönoton suunnitteluun (Kujala et al. 2019). Käyttöönoton onnistumista tukevia käytäntöjä on tunnistettu kansainvälisissä tutkimuksessa (Kujala ym. 2018a), mutta ne eivät ole kovin hyvin organisaatioissa käytössä, eikä esimiehillä ole kokemusta niistä. Myös uusista palveluista tiedottaminen oli esimiehille uudempi osaamisalue, ja ammattilaiset kokivat haasteeksi erilaisten asiakasryhmien ohjaamisen palveluiden käyttöön.

Terveydenhuollon onnistunut digitalisaatio vaatii siis ammattilaisten ja esimiesten osaamisen kehittämistä. Ammattilaiset tarvitsevat paitsi koulutusta siitä, miten palveluita käytetään ja toimintaa kehitetään, myös tietoa siitä, mitä palveluita on olemassa ja mitä mahdollisuuksia ja hyötyjä ne tarjoavat niin omaan työhön, kouluttautumiseen kuin asiakkaalle. Esimiesten olisi tärkeää osata tukea työprosessien yhdessä suunnittelua, ja he tarvitsevat koulutusta yhteiskehittämiseen ja käyttöönoton suunnitteluun. Lisäksi käytettävien ja toimivien palveluiden kehittämien vaatii yhteistyökykyä teknisten kehittäjien kanssa. Organisaatioiden koulutusten tulisi olla jatkuvaa toimintaa, jotta ammattilaisten osaaminen pysyy ajan tasalla tietojärjestelmien ja niiden käyttötapojen kehittyessä (Vehko ym. 2019).

Ammattilaisten arkeen sovellettua työssäoppimista uusista digitaalisista toiminnoista

Helppokäyttöisyyden varmistamiseksi ammattilaiset olisi otettava paremmin huomioon ja heidän tulisi voida osallistua mielekkäiden palveluprosessien suunnitteluun jo järjestelmien ja toimintojen suunnitteluvaiheessa. Käytettävyyttä pitäisi painottaa hankintapäätöksissä nykyistä enemmän. Ammattilaisten vaatimukset on sisällytettävä hankintojen suunnitteluun ja kilpailutukseen. Ammattilaisille tulisi järjestää mahdollisuus testata tulevia järjestelmiä, ja havaitut ongelmat tulisi korjata ennen varsinaista julkaisua. Usein järjestelmien virheet havaitaan vasta todellisessa käytössä, joten ammattilaisilta pitäisi kerätä aktiivisesti palautetta, ja virheiden korjaaminen pitäisi sisällyttää hankintasopimuksiin tai varata siihen erikseen resursseja. Hyvä käytettävyys tehostaa ammattilaisten työtä, lisää työhyvinvointia ja vähentää koulutustarvetta.

 

Ammattilaisten tulisi voida osallistua palveluprosessien suunnitteluun, näin varmistetaan työn mielekkyys.

Uudet tehtävät, vaatimukset ja uuden työroolin omaksuminen edellyttävät tietoa, koulutusta ja keskustelua. Ammattilaisille ja heidän opettajilleen on tarjottava riittävästi perus-, täydennys- ja työpaikkakoulutusta, jotta he ymmärtävät uusien järjestelmien ja palveluiden hyödyt ja osaavat käyttää tietojärjestelmiä. Ammattilaisten arkeen luokkahuonekoulutus sopii huonosti, joten he tarvitsevat perehdytystä ja apua työn ohessa koulutetuilta esimiehiltä, koulutetuilta edelläkävijöiltä eli digiagenteilta tai pääkäyttäjiltä.

Hankaluudet tietojärjestelmien kanssa ovat johtaneet siihen, että osa ammattilaisista ei ole halukkaita ottamaan käyttöön uusia sähköisiä palveluita tai suosittelemaan niitä asiakkailleen. Onnistunut käyttöönotto vaatiikin ammattilaisten tukemista muutoksessa, mikä tarkoittaa huolellista ja pitkäjänteistä suunnittelua (Kujala ym. 2018a). Johdon on viestittävä selkeä visio ja tavoitteet käyttöönotolle ja osoitettava tukea ja resursseja.

Käyttöönottoon tarvitaan selkeä toteuttajataho ja roolit, mutta ammattilaisten tulisi saada osallistua siihen ja erityisesti oman työnsä uudelleen suunnitteluun. Kiireisessä hoitotyössä ammattilaiset tarvitsevat erikseen työaikaa ja perehdytystä käyttöönottovaiheeseen. Digiagentit pystyvät motivoimaan ammattilaisia ja antamaan lähitukea työn ohessa. Muutoksen aiheuttaman stressin ja ongelmien välttämiseksi uusia palveluja on hyvä ennen varsinaista käyttöä pilotoida pienimuotoisemmin.

Käyttöönoton onnistumista on hyvä seurata mittaamalla sekä terveydenhuollon ammattilaisten että asiakkaiden käyttöaktiivisuutta. Luotettavaa tietoa käyttöönoton vaikutuksista toimintaan saadaan mittaamalla tilanne ennen ja jälkeen käyttöönoton. Tiedolla johtaminen edellyttää reaaliaikaisten tietoaineistojen saatavuutta, helppokäyttöisyyttä ja laatua. Lisäksi johdon on huolehdittava henkilöstön riittävästä osaamisesta sekä siitä, että henkilöstö tuntee tietoturvan ja tietosuojan vaatimukset.

Digitalisaatio tarjoaa terveydenhuollolle paljon mahdollisuuksia palveluntarjonnassa asiakkaille, mutta myös stressaavia muutoksia ammattilaisten työhön. Uusilla digiratkaisuilla on suora vaikutus ammattilaisten työhyvinvointiin ja -tehokkuuteen, joten niiden käytettävyyteen ja laatuun on tärkeä kiinnittää huomiota. Johdon ja esimiesten on tuettava ammattilaisia muutoksessa ja käyttöönotot on suunniteltava hyvin.